Kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả
Trong một doanh nghiệp, mỗi cá nhân đều có một vai trò,
trách nhiệm và năng lực riêng biệt để tạo nên sức mạnh hệ thống. Chính vì vậy
khái niệm làm việc nhóm đã ra đời để tối ưu năng lực và hiệu quả kinh doanh của
tổ chức.
Nói như Katzenbach & Smith “nhóm là tập hợp các cá nhân
có kỹ năng bổ trợ cho nhau được hợp lại để thực hiện một một nhiệm vụ, mục đích
chung nhất định”.
1. LỢI ÍCH LÀM VIỆC NHÓM
Với vai trò là một nhà quản lý, xây dựng nhóm làm việc hiệu
quả sẽ mang lại những lợi ích:
Thứ nhất, chúng ta đều biết nhóm là tập hợp những cá thể mang
màu sắc riêng cùng hướng đến đến mục tiêu chung, vì lẽ đó khi đã xác định được
đích đến, mỗi thành viên sẽ cùng nhau dốc sức, quyết tâm cố gắng tạo thành một
khối đoàn kết thống nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Thứ hai, đặc điểm của nhóm là tập hợp những cá nhân sở hữu
ưu nhược điểm khác nhau, cùng cộng hưởng và hỗ trợ ưu điểm của nhau, vì vậy
thông qua nhóm làm việc các thành viên trong nhóm sẽ được học hỏi từ thành viên
khác trong nhóm, tự biết cách phối hợp công việc, quản lý thời gian đảm bảo hiệu
quả công việc chung.
Cuối cùng, thông qua hoạt động nhóm, cá nhân trong nhóm có
thể được phát huy tối đa tài năng và óc sáng tạo của mình, từ đó giúp tăng động
lực và cam kết gắn bó với tổ chức.
2. CÁC GIAI ĐOẠN HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM
Một nhóm hoạt động luôn luôn có sự biến động, vấn đề là biến
động ở mức nào, nghiêm trọng hay không nghiêm trọng và thời gian là bao lâu.
Dưới đây là mô tả các giai đoạn hoạt động của nhóm:
Hình thành
Là giai đoạn mỗi cá nhân được tập hợp lại, mọi người đều rất
thận trọng và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp,
chủ yếu là mang tính chất cá nhân. Đòi hỏi vai trò lớn của trưởng nhóm trong việc
điều phối công việc.
Xung đột
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được
hình thành, các tính cách va chạm nhau, ai cũng muốn được thể hiện mình. Các
thành viên cố gắng bảo vệ quan điểm của mình, chủ yếu bảo vệ quan điểm cá nhân,
chưa đứng trên lợi ích tổng thể của nhóm
Bình thường hóa
Ở giai đoạn này, mỗi cá nhân bắt đầu nhận thấy những lợi ích
của việc cộng tác cùng nhau từ đó giảm bớt xung đột nội bộ, bắt đầu phối hợp
giúp đỡ nhau. Các thành viên lắng nghe và chia sẻ quan điểm, tinh thần hợp tác
trong nhóm tăng cao, các thành viên nói “Chúng ta” thay vì “Tôi”.
Hoạt động trôi chảy
Đây là thời điểm nhóm đi vào khuân khổ hoạt động, các thành
viên làm việc ăn ý, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống, những quan
điểm cá nhân mang tính xây dựng được tự do và thoải mái trao đổi và có sự hỗ trợ
cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên.
Vậy với vai trò là người đứng đầu nhóm, mỗi nhà quản lý cần
làm gì để thiết lập một nhóm làm việc hiệu quả?
3. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
Căn cứ vào các giai đoạn hoạt động của một nhóm làm việc
chúng ta xây dựng một nhóm giảm thiểu tối đa sự xung đột, mâu thuẫn, tiến đến
xây dựng nhóm hoạt động mạnh thông qua 05 bước mà OD CLICK gợi ý dưới đây:
Bước 1: Xây dựng lòng tin
Khi được mời gọi hoặc được phân công vào nhóm, đa số các
thành viên đều rụt rè và tìm kiếm vị trí của mình trong nhóm, “tôi sẽ làm gì
trong nhóm này?, nhóm này có thật sự phù hợp với năng lực của tôi hay không?” Bản
chất của những câu hỏi đó là họ chưa có niềm tin, niềm tin với chính bản thân
mình, niềm tin vào các thành viên khác và niềm tin với người leader (trưởng
nhóm). Chính vì vậy bước đầu tiên của việc thiết lập một nhóm làm việc là thiết
lập hình ảnh gương mẫu, trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tạo dựng niềm
tin cho mỗi cá nhân. Vai trò của người trưởng nhóm trong việc xây dựng niềm tin
cho các thành viên là rất quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả chung của quá
trình phối kết hợp sau này khi nhóm đi vào hoạt động.
Bước 2: Khai thác đa dạng
Nhóm là tập hợp các cá thể mang màu sắc ưu điểm khác nhau và
cùng bổ trợ cho nhau đi đến mục tiêu chung. Tuy nhiên mỗi người cũng có thể sở
hữu nhiều ưu điểm nổi bật và có thể phát huy tác dụng trong hoàn cảnh khó khăn,
vì lẽ đó người quản lý cần tạo môi trường để cá nhân bộc lộ tài năng và giúp họ
nuôi dưỡng củng cố tài năng đó.
Bước 3: Thiết lập nguyên tắc nhóm
Với mỗi nhóm làm việc, việc đưa ra và thống nhất những
nguyên tắc làm việc, phối hợp xử lý công việc là cần thiết. Đây là một cách để
đảm bảo các thành viên hành động theo một hướng chung thay vì thói quen cá nhân
hay tư duy đơn lẻ. Những nguyên tắc làm việc sẽ có tác dụng rất tốt trong việc
duy trì mối quan hệ hợp tác, phối hợp giữa các thành viên đồng thời cũng ngăn
ngừa và là căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn nội bộ.
Bước 4: Trách nhiệm
Cần làm rõ mối quan hệ các công việc trong tổng thể kết quả
chung để các thành viên trong nhóm thấy được vai trò, ý nghĩa công việc mình được
giao và mối quan hệ/ ảnh hưởng của công việc đó đến kết quả chung của nhóm. Khi
đó từng thành viên sẽ ý thức được vai trò và nhiệm vụ của mình trong nhóm và kết
quả chung của cả nhóm. Điều này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ chịu trách
nhiệm trước nhóm và các thành viên khác nếu công việc mình đảm nhiệm không được
thực hiện đúng kế hoạch làm ảnh hưởng đến các công việc liên quan và kết quả chung
của nhóm.
Bước 5: Tập trung vào mục tiêu
Mọi hoạt động cần luôn gắn chặt với mục tiêu đã được thống
nhất, mục tiêu là “kim chỉ nam” cho tinh thần đồng đội, sự quyết tâm và gắn kết
đội ngũ. Vai trò của trưởng nhóm trong việc thường xuyên nhắc nhở và định hướng
các hoạt động gắn với mục tiêu của nhóm là rất quan trọng.
Một nhóm không bao giờ tập trung một đặc điểm mạnh của nhiều
người mà nó là bức tranh tổng hòa nhiều màu sắc khác nhau, vai trò của mỗi cá
nhân là phối hợp và hỗ trợ nhau, trách nhiệm của người đứng đầu là phân công
nhiệm vụ, sắp xếp, tạo điều kiện cho từng cá nhân được thể hiện tài năng của
mình, và luôn nhớ mọi hoạt động cần hướng đến mục đích chung đã thống nhất.
Comments
Post a Comment